MENTIONS LÉGALES & POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

CHARTE DE CONFIDENTIALITE ET DE PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL DES

contacts et clients DE LA SOCIETE ILC France

 

 

I) Préambule :  Objet, cadre légal

 

Cette Charte a pour objet de vous informer et de décrire les types et catégorie des données personnelles qu’ILC est conduite à collecter et traiter, les finalités et fondements légaux, la durée du traitement et de conservation des données, les mesures prises pour protéger ces données et les droits des personnes concernées.

Nous vous invitons à la lire attentivement avant d’utiliser notre site et/ou de nous transmettre les informations vous concernant.

ILC prend les dispositions nécessaires afin d’assurer un niveau de traitement de vos données personnelles conforme à la Loi du 78-17 du 6 janvier 1978 mise en conformité avec la règlementation  applicable aux traitements des données à caractère personnel fixé par le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, désignée sous le vocable « Règlement général sur la protection des données » (RGPD en français et GDPR en anglais).

 

ii) Champ d’application, Définitions :

Champ d’application :

La CHARTE s’applique à toutes les personnes dont les données personnelles sont collectées ou traitées par ILC France, dites ci-après « personnes concernées » dont :

  • les d’ILC France (c’est-à-dire les personnes bénéficiant des prestations de ILC France) et les éventuels clients

  • les personnes qui ILC France pour lui demander des informations sur les programmes / cours / services etc.), ou comme Postulants

  • les réceptionnaires des informations envoyées par ILC

  • les visiteurs du site internet de ILC France

 

Définitions :

Le « responsable du traitement », c’est-à-dire la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement, est la société ILC, Société Anonyme au capital de 139 095,00 Euros, dont le siège social est situé 13 passage Dauphine, 75006 PARIS, immatriculée au RCS de PARIS sous le numéro 702 038 761, représentée par son Président.

Les « sous-traitants » désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de ILC France.

Les « destinataires » désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication de données à caractère personnel de la part de ILC France. Les destinataires des données peuvent donc être -  des salariés d’ILC France (administratifs/professeurs…), - des partenaires ou organismes extérieurs (Universités, Organismes d’état etc.) compte tenu de l’activité de ILC France .

 

III) DONNEES COLLECTEES ET TRAITEES

 

1. Catégories de données collectées et traitées

 

  • Identité et identification du contact sollicitant la communication d’information sur les prestations délivrées par ILC France ou postulant : nom, prénom,

  • Coordonnées du contact sollicitant la communication d’information sur les prestations délivrées par ILC France ou postulant : adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone,

  • Identité et identification du bénéficiaire de la prestation délivrée par ILC France: nom, prénom, date de naissance, copie du passeport ou de la CNI (en cas de besoin de visa/d’inscription à examen),

  • Coordonnées du bénéficiaire de la prestation délivrée ILC France : e-mail, adresse postale, numéro de téléphone,

 

Si ces données sont différentes de celles du bénéficiaire de la prestation :

  • Identité et identification du souscripteur de la prestation délivrée par ILC France: nom, prénom,

  • Coordonnées du souscripteur de la prestation délivrée par ILC France: e-mail, adresse postale, numéro de

 

Dans le cadre de contact/prestations destinées à des mineurs  :

  • Identité et identification des parents ou représentants légaux,

  • Adresse postale des parents ou représentants légaux,

  • Numéro de téléphone de contact des parents ou représentants légaux,

 

En tout état de cause :

  • Données bancaires du souscripteur de la prestation en cas d’inscription,

  • Eventuellement renseignements médicaux relatifs au bénéficiaire de la prestation (pour les mineurs).

 

Peuvent être également collectées lors de inscriptions aux examens les numéros d’identification (NIR) des candidats, et tout autre éléments d’identification strictement nécessaire au passage de l’examen et à l’établissement et/ou l’authentification du diplôme. A cet égard une photographie des candidats est prise par le centre d’examen Cambridge English Language Assessment.

 

2. Origines des données

 

Les données relatives à nos contacts/clients/postulants sont collectées :

  • directement auprès d’eux lors de leur inscription, de leur demande d’information sur les prestationsdélivrées par ILC France, notamment lorsqu’ils remplissent le formulaire de contacts

 

  • ou indirectement via des organismes partenaires d’ILC lorsque les clients ou contacts sontadressés à ILC France par ceux-ci, avec leur accord

 

3. Défaut de renseignements

 

Le défaut d’une donnée sollicitée empêcherait la bonne exécution voire la réalisation de la prestation délivrée par ILC France.

Lorsque cela sera possible, ILC France informera le client, le contact ou postulant concerné des conséquences particulières du défaut de renseignement.

 

IV) LE TRAITEMENT DES DONNEES

 

  1. Licéité du traitement

 

Le traitement des données collectées et traitées par ILC France est celui nécessaire à l’exécution et à la délivrance des prestations souscrites par les clients, à l’exécution des demandes d’information ou des mesures précontractuelles sollicitées par les contacts.

Toute information qui serait transmise par le contact ou le client à ILC France mais qui ne serait pas nécessaire à l’exécution de la prestation délivrée ILC France ne sera pas conservée.

La collecte, la conservation et le traitement d’une adresse mail, en dehors de la souscription ou de la délivrance de prestations, dans l’unique finalité d’inscription, de désinscription, ou de désabonnement à la newsletter est soumise au consentement exprès de la personne concernée caractérisé par sa demande d’inscription, de désinscription ou désabonnement.

  1. Finalités du traitement

 

Selon les cas, ILC France traite les données pour les finalités suivantes :

  • gestion de la relation clients, exécution du contrat de prestation avec la personne concernée

  • gestion de la relation contact,

  • exécution du service client, facturation

  • gestion des demandes d’informations, de programmes et de cours,

  • inscription en ligne,

  • paiement en ligne ou sur place, chez ILC France,

  • gestion des demandes d’inscription, de désinscription, ou de désabonnement à la newsletter,

  • exécution de ses obligations légales : comptables et fiscales

  • lutte contre le blanchiment,

 

  1. Destinataires des données – Habilitation & Traçabilité

 

ILC France s’assure que les données ne soient accessibles qu’aux destinataires internes ou externes habilités suivants :

Destinataires internes :

  • le personnel habilité du service accueil-inscription, du service commercial et de toute personne chargée de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs et comptables, des services informatiques, ainsi que leurs responsables hiérarchiques, le personnel enseignant quand les données sont nécessaires à l’exécution de la prestation.

 

Destinataires externes :

  • le personnel habilité des sous-traitants de ILC France,

  • le cas échéant si la transmission doit être effectuée par ILC France et dans cette limite, les services habilités des organismes (cf. universités, organismes tiers de financement des prestations) notamment lors des examens et certifications

 

et ce uniquement dans la limite nécessaire à l’accomplissement des tâches qui leurs sont confiées ou dont ils sont en charge.

 

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Les destinataires des données à caractère personnel des contacts et des clients de ILC France sont soumis à une obligation de confidentialité.

 

  1. Durée de conservation des données

 

La durée de conservation des données est définie par ILC France en fonction des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

  • Données relatives aux contacts/postulants : pendant deux ans, sauf demande contraire.

  • Données relatives aux clients: pendant la durée d’exécution des relations contractuelles et 5 ans à compter du terme des relations contractuelles avec ILC France , sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

  • Facturation incluant des données relatives aux souscripteurs (nom, prénom, adresse postale, mail) et aux bénéficiaires de la prestation (nom et prénom, dates de la prestation) : pendant une durée de 10 ans,

  • Données bancaires des clients: uniquement le temps de la durée du programme de cours suivi par le client ou le bénéficiaire de la prestation, sauf accord exprès du client.

 

En cas de litige : il est procédé à la conservation une année en archivage suivant la date définitive de fin du litige.

 

Passé les délais fixés, les données sont supprimées. Elles peuvent toutefois être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

 

ILC France rappelle à ses clients que la suppression de données est une opération irréversible et qu’elle ne sera plus, par la suite, en mesure de restaurer les données.

 

DROITS DE LA PERSONNE CONCERNEE

 

TRES IMPORTANT : les droits mentionnés aux 1 à 4 ci-dessus sont des droits individuels qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le responsable du traitement doit donc vérifier son identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles concernant une autre personne.

En conséquence toute demande par courrier postal ou courrier devait être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature de la personne concernée et contenir l’adresse à laquelle la réponse devra parvenir (postale ou email).

                                                     

La demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : ILC France, traitement des données personnelles, 13 passage Dauphine, 75006 Paris, ou à l’adresse e-mail:

dataprotection@ilcfrance.com

 

 1. Droit d’accès, rectification, effacement

Les personnes concernées ont le droit d’accéder aux données à caractère personnel les concernant qui ont été collectées.

Elles disposent :

- d’un droit de demander à ILC la confirmation que des données les concernant sont traitées, ou non.

- d’un droit d’accès aux dites données et du droit d’en obtenir une copie.

En cas de demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, (tel Excel par exemple), sauf demande contraire.

- du droit de voir corriger ou compléter les données les concernant qui seraient inexactes.

- du droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, l’effacement de leurs données lorsque :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière,

  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera toutefois pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale.

 

2. Droit à la limitation du traitement

Les personnes concernées disposent du droit d’obtenir l’isolation, le marquage d’une ou plusieurs de leurs données à caractère personnel collectées et traitées, en vue de limiter leur traitement futur ou  actuel lorsque :

• elles contestent l’exactitude d’une donnée, le temps que ILC puisse contrôler celle-ci,

• le traitement est illicite et qu’elles s’opposent néanmoins à leur effacement,

• elles en ont besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de leurs droits en justice,même si ILC France n’en a plus besoin aux fins de traitement.

L’exercice de ce droit empêche le traitement des données concernées à l’exception de leur conservation.

 

3. Droit à la portabilité des données

Les personnes concernées disposent du droit d’obtenir la transmission des données les concernant qu’ils ont directement communiquées à  ILC France et qui font l’objet d’un traitement informatisé.

Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format informatique couramment utilisé et exploitable, soit à la personne concernée, soit au tiers désigné par elle.

 

4. Droit d’opposition au traitement à des fins de prospection

 

5. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Toute personne concernée dispose enfin d’un droit d’introduire une plainte auprès de la CNIL, si elle estime que le traitement de données à caractère personnel la concernant n'est pas conforme aux dispositions nationales et européennes de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

 

DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES

ILC France a désigné un délégué à la protection des données.  Si des clients ou contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur est possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise à l'adresse dataprotection@ilcfrance.com ou en envoyant un courrier à "ILC France, Déléguée à la protection des données, 13, passage Dauphine 75006 Paris ", qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

 

DIVERS

 

Évolution : La présente CHARTE de protection des données peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL, ou des usages.

 

Toute nouvelle version de la présente CHARTE sera portée à la connaissance des clients, partenaires et salariés par tout moyen défini par ILC France en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Dernière mise à jour le 22 juin 2020

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